Voimistelun suurtapahtumaan osallistutaan lunastamalla osallistujapassi. Myös huoltajina tapahtumassa toimivat aikuiset tarvitsevat osallistujapassin. Vastuukysymysten näkökulmasta on tärkeää, että jokaisella alaikäisellä osallistujalla on nimetty huoltaja tapahtumassa. Tämä koskee niin kansallisia kuin kansainvälisiä voimistelun suurtapahtumia.
Yhdellä tapahtuman huoltajalla voi olla 10 alle 12-vuotiasta lasta huolehdittavanaan. Lapset liikkuvat tapahtumassa ryhminä huoltajiensa johdolla niin harjoituksissa, kilpailuissa kuin muussakin ohjelmassa ja kaupungilla. Passilla huoltaja pääsee kulkemaan samoissa paikoissa lasten kanssa. 12–18-vuotiailla koululaisilla/nuorilla riittää, että tapahtumaan osallistuu nimetty huoltaja seurasta (ei sidottu ryhmäkokoon).
Tapahtuman huoltajat ovat tärkeässä roolissa mahdollistamassa lasten osallistumisen tähän ainutlaatuiseen suurtapahtumaan yhdessä kavereidensa kanssa. Lisäksi huoltajat saavat itselleen elämyksellisen kokemuksen ja passiedut. Kiitos siitä, että toimit tässä merkityksellisessä tehtävässä huoltajana.
Gymnaestradaa yleisönä katsomaan saapuvat henkilöt esim. lasten vanhemmat/huoltajat tarvitsevat pääsyliput. Pääsyliput tulevat myyntiin alkuvuodesta ja tästä informoidaan erikseen.